Spørsmål og svar om Kobo

Må kommunen kjøre en anbudsprosess for å ta i bruk Kobo? 

Nei. KS har avklart at siden det ikke er en lisens- eller påkoblingskostnad ved å ta i bruk Kobo, vil anskaffelsesregelverket ikke komme til anvendelse. 

Er det mulig å tilrettelegge for påminnelser ved utløp av leieavtaler? 

Nei, men det er planlagt å utvikle støtte for dette.  

Kan Digi Rogaland foreta en felles DPIA for det som er felles? Så kan kommunene ta en forenklet DPIA på det som måtte være annerledes for den enkelte kommune. 

Ja, og det er utviklet maler, informasjonsunderlag og veileder som forhåpentligvis gjør jobben enklere. Det vil også være en samling for å jobbe med dette som støtte i arbeidet.  

Hvordan tenker dere at Iplos-registreringen skal skje? 

Per i dag har Kobo-prosjektet ikke Iplos-registrering og/eller integrasjon med helse- og omsorgssystemer (ala Gerica eller profil) som del av omfanget. MEN: vi får stadig spørsmål om dette! Derfor vil vi hente inn mer innsikt i løpet av andre halvår 2022 om hvordan kommunene jobber med dette. Jo flere som melder behov for denne typen funksjonalitet, jo større er sjansen for at prosjektet må revurdere og prioritere dette foran annen funksjonalitet som er planlagt. Meld gjerne inn til prosjektet konkret hva dere har behov for.  

Hvor langt unna er en løsning for integrasjon med FDV-systemer fra KOBO sin side? 

Kobo-prosjektet vil utvikle et integrasjonspunkt som FDV-systemene kan koble seg på. Integrasjonspunktet (Kobo sin del av utviklingen) forventes levert i løpet av 2022. Det er utviklet støtte for excel-import av boliger til Kobo for å gjøre det enklere og raskere å registrere inn basisinformasjon om boligene.  

Er dere i dialog med leverandører av FDV-system om integrasjon? 

Ja. Vi har hatt dialog med de fem største leverandørene om dette. Når vi har utviklet integrasjonspunktet vil vi fortsette denne dialogen, og jobbe for at leverandørene utvikler støtte for dette i sine løsninger. 

Vi sender husleiefilene idag til vår regnskapsavdeling hver måned i det systemet vi jobber med idag - vil det være mulighet for det eller må vi jobbe i to system?  

Per i dag har Kobo-prosjektet ikke dette som del av omfanget, og på samme måte som for en eventuell støtte for Iplos-registrering, integrasjon med andre systemer el.l., vil vi vurdere å omprioritere dersom nok kommuner mener at denne funksjonaliteten er viktigere enn andre ting. Kommunene i referansegruppen har vurdert dette som mindre viktig (så langt). Innsikten vi har så langt i prosjektet tyder på at kommunene har systemstøtte for dette. Vi skjønner godt ønske om å samle alt/mest mulig i ett system. Vi tror dessverre at dette, enn så lenge, ikke er realistisk hverken for tjenesteområdet kommunalt disponerte utleieboliger – eller andre tjenesteområder i kommunen.  

Når det gjelder boliger for vanskeligstilte og flyktninger får kommunen ikke MVA-komp når det bor folk i boligene, men får når de er tomme. Kan MVA endres automatisk ved inn-/utflytting i kommunalt eide boliger?  

For at kommunen skal kunne kreve kompensasjon av merverdiavgift for et leieobjekt er det to vilkår som må være oppfylt 

1. Boligen må være særskilt tilrettelagt for helseformål og/eller sosiale formål (når man registrerer en bolig i Kobo kan man krysse av for at boligen «Kvalifiserer for kompensasjon av merverdiavgift».) 

2. Beboer må ha behov for den særskilte tilretteleggingen boligen har (dette må fremgå av kartleggingen av den/de som søker) 

Det betyr f.eks. at hvis en søker som er vanskeligstilt, men ikke har behov for tilretteleggingen i boligen, flytter inn i boligen, vil ikke kommunen ha krav på kompensasjon. Det samme gjelder hvis flyktninger flytter inn med mindre de har spesielle behov. 

En rapport eller et uttrekk fra Kobo for å se hvilke boliger kommunen kan kreve MVA-kompensasjon for man vil da måtte ta hensyn til at boligen må kvalifisere for kompensasjon og at søkeren i saken har behov for denne tilretteleggingen. Vi vil ikke skru av/på krysset på boligen, men alltid se på bolig og sak sammen for å avgjøre om det er krav på kompensasjon. 

Bestillerkontoret som tildeler omsorgsboliger (og trygdeboliger) her i kommunen er litt skeptiske til Kobo da det er et særskilt regelverk som gjelder disse boligene og de bruker profil som fagsystem. Boliger tildeles av bestillerkontoret sammen med tjenester og som en tjeneste. Hvordan skal jeg (boligsosial rådgiver) overbevise bestillerkontoret om at Kobo er bra for dem også? Er det tenkt mulighet for integrasjon mellom Kobo og slike fagsystemer? 

Vi jobber med å bli bedre kjent med hvordan kommunene bruker systemer som Gerica og Profil for omsorgsboliger, så vi tror vi vil kunne gi et bedre svar etter hvert.  

Så langt har prosjektet tenkt at det vil være nyttig å ha oversikt over alle kommunale boliger og hvem som bor i boligene i Kobo. Det er relativt enkelt å opprette en sak i Kobo og koble saken mot en bolig. For ordinære boliger vil man normalt kartlegge og fatte vedtak i Kobo, men det er ikke noe i veien for å gjøre det i et annet system for omsorgsboligene hvis man kommer frem til at det er en bedre løsning. Boligtildelingen derimot bør man da gjøre i Kobo for å få god oversikt over statuser på boliger og hvem som bor i boligene. 

Det er ikke en del av det opprinnelige omfanget å lage en integrasjon mot slike fagsystemer, men det bør vurderes hvis mange kommuner mener at dette er viktig. 

Er det mulig å lage egne tilpasninger i Kobo? 

Kommunen vil kunne sette noen kommunespesifikke kriterier, for eksempel krav til botid. Det aller meste vil imidlertid være felles. Dette er for å holde forvaltningskostnader nede og sikre datakvalitet inn mot rapportering, KOSTRA mm.  

Vil integrering mot arkivsystem fungere på samme måte som startlån?  

Ja, men vi vil i tillegg ha støtte for en ny løsning som KS jobber med, Fiks Arkiv. Vi forsøker også å legge til rette for at Kobo på sikt kan støtte det som heter Innebygd arkivering fullt ut, uten at dokumentasjon overføres til kommunens eget arkivsystem. Det er imidlertid uklart når dette kan være ferdig, så inntil videre er svaret at det vil fungere på samme måte som Startlån.  

Har dere noe estimat på hva det vil kreve av egne ressurser å innføre Kobo? Antall timer? 

Nei. Både prosjektadministrasjon, arbeid med DPIA, ROS-analyse, gevinstplanlegging, ulike forankring- og informasjonsaktiviteter mm vil ta tid. Videre vil registrering av boligene ta tid – og registrering av beboere (de som allerede har leiekontrakt).  

Sarpsborg kommune har registrert inn alle sine boliger (ca. 750). Ifølge dem tok det noe tid, men det var overkommelig. De satt 4-5 personer sammen og tok det som en dugnad (bestilte pizza mm). Videre erfarte de at det var mest effektivt å først registrere alle boligene inn med adresse for så å fylle på med annen informasjon om egenskaper, bilder mm. etterpå. Dere kan eventuelt sjekke Kobolab, bruke skjemaet for å registrere boliger, og så gjøre et overslag på hva det vil ta av tid å fylle ut for en bolig og så gange opp med antall boliger. Husk å ta med anslag for tid dere bruker på å skaffe informasjon/bilder dere ikke har lett tilgjengelig i dag.  

Flere pilotkommuner og kommuner i første pulje har importert alle boligene inn i Kobo via excel (Boligimporten – se over). Dette er en effektiv måte å få inn basisinformasjon om boligene. Vi har utarbeidet egen veileder for bruk av boligimport, og prosjektet bistår kommuner som ønsker til å teste importen. 

Er det mulighet med registrering av tilsyn av boligene, og evt. resultater av tilsyn? 

Nei, ikke per i dag. Men: vi vurderer å lage mulighet for notater også på boligene (det er i dag støtte for journalnotat på saker). Dette vil kunne brukes til å registrere tilsyn mm. Det er viktig å påpeke at Kobo ikke har ambisjon om å erstatte kommunens FDV-system. Innsikten vi har så langt tyder på at de fleste bruker FDV-systemene til å registrere og følge opp tilsyn av boligene.

Hvilke roller skal saksbehandlere ha og hvilke roller skal skatteetaten ha i Altinn? 

I Kobo har vi per i dag to roller, men vi tror at det vil bli noen flere med tiden. Rollene er Kobo boligoversikt, som gir tilgang til alle boliger, men ikke til saker og persondata – og Kobo saksbehandling som gir tilgang til saker og personer. Disse tildeles til de ansatte av en i kommunene som har rettigheter til dette i Altinn. En ansatt som jobber med saksbehandling bør ha begge rollene. 

For at vi skal kunne slå opp i Folkeregisteret og mot skatte- og inntektsopplysninger må kommunen gi Husbanken rettighet til å slå opp på vegne av kommunen. Det gjøres også av en ansatt i kommunene som har rettigheter til dette i Altinn. Skatteetaten skal ikke ha egne roller i Kobo, eller i Altinn i forhold til Kobo. 

Må vi ha avtale med Skatteetaten for å få tilgang til opplysninger? 

Det er inngått en segmentavtale mellom KS og Skatteetaten, og KS har utarbeidet en god veileder for hvordan dere får avtaler og rettigheter i Altinn på plass.

Du finner veilederen finner dere her 

Dere må gå igjennom stegene 1-4 i avsnittet: Hvordan gjøres dette – trinnvis veileder, og gjøre dere godt kjent med det øvrige innholdet på siden. 

Under punkt 4: Koble til Maskinporten, må dere delegere rettigheter til Husbanken (Organisasjonsnummer 942114184) for å bruke api-ene på vegne av kommunen.

Rettighetene som må delegeres er: 

• Folkeregisteret – Offentlig og privat virksomhet med hjemmel – På vegne av 

• Inntekt API – På vegne av 

• Summert Skattegrunnlag API – På vegne av 

Hva gjør vi i testperioden med arkivering?  

Dette er et godt spørsmål. Den første perioden må dere håndtere arkivering manuelt. Det kan man f.eks. gjøre ved å skrive ut informasjon fra løsningen til pdf, og så arkivere disse. Prosjektet vil prioritere å jobbe med arkivering høsten 2022 slik at minimumsfunksjonalitet for dette vil være på plass innen utgangen av 2022. Det betyr at perioden med manuell håndtering ikke blir så veldig lang. 

Lurer du på noe du ikke fant svar på her?

Ta kontakt med prosjektleder i Digi Rogaland Christine Sandvold, eller send en e-post til kobo@husbanken.no.