Flyt & støtte

Hva er Flyt og støtte?

Flyt og Støtte er et pilotprosjekt i virksomhetsarkitektur der hovedmålet er å oppnå en felles og visuell forståelse av hvordan kommunen henger sammen, fra teknologi til forretning. I tillegg jobbes det med å automatisere tilganger og prossesflyt koblet til roller i kommunen. Pilotprosjektet består av følgende hovedelementer: 

  1. Kartlegge og dokumentere sammenhenger og mellom arbeidsprosesser, informasjon, IKT-systemer, ledelse og styring i kommunen, og hvordan disse er avhengige av hverandre.
  2. Utvikle en metodikk og et system for å jobbe strukturert med å utvikle, forbedre og dele arbeidsprosesser. Enkelt forklart skape en beste praksis for dette arbeidet.
  3. Anskaffe et styringssystem (BMS) og implementere dette i Gjesdal kommune.
  4. Anskaffe et system for støttetjenester som ivaretar og i stor grad automatiserer IAM, ROS, DPIA m.m. og implementere dette i Gjesdal kommune.
  5. Utarbeide en demo-løsning til bruk for Digi Rogaland.

Dette er et internt prosjekt der vi i Digi Rogaland ønsker å teste ut en løsning i fullskala. Dette blir først testet ut i Gjesdal kommune, som i dag gjennomfører dette som en pilot. Når piloten er ferdig, og løsningen videreutviklet, er planen å tilgjengeliggjøre løsningen for andre kommuner som ønsker det. I Gjesdal kommune inngår prosjektet som en del av Gjesdalmåten 2.0, og arbeidet er tett knyttet til Gjesdal sitt arbeid med lean.

Prosjektet er delt i to deler, en for flyt og en for støtte. Flere kommuner i Rogaland jobber i dag med prosesskartlegging og prosessoptimalisering. Gjennom å teste ut effektene av en løsning for virksomhetsarkitektur i en pilot, vil vi kunne bruke erfaringene herfra i det videre arbeidet med å tilby kommunene hjelp til å bygge en strukturert digital grunnmur. 

Hvordan implementeringen faktisk fungerte i Gjesdal, hvordan tjenesteområder og avdelinger ble berørt av endringene og hvilke utfordringer og gevinster andre kommuner kan forvente er noe av de vi vil kunne ta med oss videre. Prosjektet vil også lage opplæringsmateriell, automatisere tilgangskontroller, metodikk for gevinstrealisering og modelleringsstandard som kan gjenbrukes.

Statsforvalteren i Rogaland har tildelt innovasjonsmidler på NOK 1 950 000 til dette prosjektet.

Status

Prosjektet er godt i gang, og har fullført følgende oppgaver:

  • Utarbeidet en kravspesifikasjon for sikkerhet, teknologi, drift, support/service og brukerhistorier
  • anskaffet et Støttesystem/IAM – Service Manager ifra IdentityStream
  • anskaffet et flytsystem – Iserver ifra Orbus Software
  • laget første versjon av modelleringsstandard/veileder i BPMN 2.0 for Gjesdal kommune
  • utarbeidet en prosjekthåndbok
  • laget en ROS-analyse for respektive løsninger
  • utarbeidet en gevinstplan som følges opp videre
  • startet arbeidet med å rydde og strukturere administrativt i organisasjonen
  • begynt å kartlegge alle roller, tilganger, systemansvarlige og tilgangsnivåer i cirka 100 løsninger/tjenester og 1000 ansatte.
  • skissert en del av Flyt-fabrikken
  • kommunikasjons/aktivitetsplan er under utarbeidelse
  • har lagt inn 1/3 av de ansatte i kommunen inn i IAM/Støtteløsningen.
  • laget løsning for å automatisere manuelle oppgaver ved registrering av ny bruker i AD
  • laget løsning for registrering, endring og sluttføring til IAM fra AAD.
  • har hatt opplæring i flytløsningen (Iserver) for administrative brukere.

Veien fremover:

Som en del av Flyt-delen av prosjektet var det nødvendig å finne en struktur på hvordan Gjesdal skal håndtere alle prosesser som skal tegnes og kobles til det nye flyt-løsningen. I den forbindelse har prosjektet begynt å skissere på det som, per i dag kalles, for Flytfabrikken. Flytfabrikken skal bestå av 3+1 forskjellige produksjonslinjer:

  • Produksjonslinje nr. 1) Flytte eksisterende prosesser, standarder, maler og skjemaer fra dagens område til nytt område i Sharepoint.
  • Produksjonslinje nr. 2) Utvikle og koble nye standarder og prosesser.
  • Produksjonslinje nr. 3) Videreutvikle og forbedre eksisterende standarder og prosesser.
  • Produksjonslinje nr. 1) Demo-linja (Deling av prosesser, verktøy og metoder til andre kommuner).

Prosjektet skal jobbe videre med å legge inn alle ansatte og tjenester i IAM-modulen og lage et brukergrensesnitt til de ansatte for prosessvisualisering. I høst 2022 begynner det store arbeidet med å inkludere, kommunisere og lære opp ansatte i organisasjonen. Arbeid med virksomhetsarkitektur er ofte svært omfattende. Det er derfor viktig at prosjektet fortsetter å jobbe systematisk og planmessig.

Innsatsområder innenfor støtte:

  • Laste inn alle brukere i IAM /Støtte-løsningen
  • fullføre kartleggingen av roller, tilgangsnivåer og systemer
  • gjennomføre opplæring for ansatte og utrulling av løsningen til alle tjenesteområder
  • ta i bruk ytterligere funksjonalitet i løsningen:
    • lisens og kostnadskontroll
    • risikofylte tilgangskombinasjoner
    • administrasjon av gjestebrukere
    • fremtidig avdelingsendring
    • delegering av tilgang og stedfortredere for ledere
    • tilgangssertifisering
    • nytt om navn
    • kompetansekrav
    • organisasjonskart oppdateringer

Innsatsområder innenfor flyt:

  • Videreutvikle Flytfabrikken
  • definere ønsket struktur i Sharepoint
  • definere regelsett
  • konfigurering av løsning etter valgt struktur og regelsett 
  • flytte over dokumentasjon til ny struktur
  • ferdigstille modelleringsstandard BPMN 2.0
  • lage brukervennlig brukergrensesnitt
  • iverksette piloten for fellestjenester
  • gjennomføre opplæring 
  • få ansatte til å bruke løsningen

Innsatsområder innenfor kommunikasjon:

  • Ferdigstille informasjonsmateriell om prosjektet
  • ferdigstille aktivitetsplanen for 2022
  • lage opplæringsmateriale
  • utføre aktivitetsplan