Flyt og Støtte i Gjesdal kommune

For å bevise verdien av en standardisert og fremtidsrettet digital grunnmur, satte Digi Rogaland i gang dette pilotprosjektet innenfor virksomhetsarkitektur. Gjennom å teste en fullskala løsning i en pilot i Gjesdal kommune, legger Digi Rogaland til rette for en løsning der struktur og automatisering gir raskere flyt i prosessene og som gir merkbare effekter for organisasjonen.

Bygger en ny digital grunnmur i Gjesdal

Prosjektet handler om å utvikle gode tekniske løsninger, men også om å bygge kompetansen til ansatte og ikke minst kulturbygging på tvers av avdelinger og tjenesteområder.

"De ansatte i Gjesdal kommune skal bruke mindre tid og krefter på å finne dokumentene vi trenger i vår arbeidshverdag.Vi skal gjennom dette prosjektet legge til rette for best mulig deling og læring i hele organisasjonen. Dette er et stort og krevende arbeid på ulike nivå, og i praksis handler det om å gjennomføre tidenes største digitale 5S", forteller Tom K Gilje, utviklingsleder i Gjesdal kommune.

Prosjektet Flyt og Støtte bygger den første versjonen av en digital grunnmur i Gjesdal kommune gjennom å lage en flytportal som tilbyr prosess, - og dokumentoversikt, implementere en støtteløsning og skape regler, metodikker og veileder for å oppnå enn felles versjon av hvordan grunnmuren skal fungere.

• Hverdagen blir enklere. De ansatte finner frem til dokumentet/prosessen/sjekklisten/best praksis de trenger raskt.
• Nyansatte i kommunen kommer til dekket bord første dagen på jobb. Lapptoppen står på sin plass, tilganger er satt, og den ansatte får en oversikt over hvilke prosesser som han/hun er del av og hvordan oppgavene utføres.
• Som ledere har du full oversikt over dine medarbeidere og hvilke tilganger som de har. 
• Kommunen har god oversikt på hvordan "alt henger sammen" og har et godt system som ivaretar lovkrav og tilgangsoversikt 
• Forekomst av datadrevne beslutninger øker gjennom at man bedre kan se helheten og forholdet mellom forretningsstrategi og  teknologi. Hva er egentlig avhengig av hva?

Flytportalen

Prosjektet har vært et to-delt, der den ene delen (Flyt) av prosjektet fokuserte på å skape en portal for lagring og deling av styrende dokumenter, prosesser og standarder (styringssystem/kvalitetssystem). Portalen gir ansatte et overblikk over sine roller og hvilke prosesser man er en del av og hvordan roller, system og oppgaver påvirker hverandre. Prosjektet utviklet en veileder i prosessmodellering (BPMN 2.0), og valgte ut verdistrømskartlegging som modell for å tegne prosesser.

Gjesdal kommune etablerte en struktur kalt «flytfabrikken» for å kartlegge og modellere prosesser for tjenesteområdene. Flytfabrikken består av fire forskjellige «produksjonslinjer» som skal «produsere» innhold til Flytportalen. I flytfabrikken jobber flyttesjefer, kvalitets sikrere og modellører ifra tjenesteområdene som har ansvar for å rydde i gammel dokumentasjon, og bygge opp innholdet i den nye portalen samt å velge ut og modellere prosessene som tilhører hvert tjenesteområde.

Støttesystem gir mer automatisering

Den andre delen (Støtte) av prosjektet var implementeringen av et støttesystem for større grad av automatisering, der grunnmuren er et Identity & Access Management-system (IAM-system). Løsningen forbedrer personvern og informasjonssikkerheten i kommunen gjennom et rollebasert system som sikrer rett tilgang til rett tid. Støtteløsningen skal videre fungere som et verktøy for ledere hvor de kan gi/fjerne tilganger til løsninger/tjenester og bygg til ansatte.

Dette gjøres ved at hver ansatt blir tildelt en eller flere roller, og så vil rollene igjen være knyttet til tillatelser. For at Flytportalen skal fungere er den avhengig av informasjon ifra Støtteløsningen som gir portalen informasjon om hvem du er, hvilken rolle du har og hvilken avdeling du tilhører.

Dokumenterte effekter 

For Gjesdal kommune er prosjektet en viktig grunnmur å bygge videre på. Det store arbeidet som er lagt ned i å kartlegge tilganger, roller, systemer, prosesser, dokumenttyper og navnestandarder gir kommunen en bedre fremtidsutsikt. Oversikten som kommunen har fått, gir en mulighet til å aktivt og mer bevisst bestemme veien videre, reduserer endringsrisiko i organisasjonen og gir bedre datanalysegrunnlag til fremtidige beslutninger.

Fra Digi Rogaland sin side er det å dokumentere effekten av struktur og helhetlig tenkning den viktigste nytteeffekten med prosjektet. Det å legge til rette for gjenbruk av løsningen for de kommuner som ønsker det har også vært viktig. En digital grunnmur er et viktig første steg i den forbedringsreise innenfor digital transformasjon som mange kommuner nå står innfor.

Digi Rogaland ønsker at prosjektet skal inspirere andre kommuner i fylket og/eller på tvers av landet. Dokumentasjon, maler og metodikk og/eller hele løsningen skal kunne gjenbrukes om ønskelig.

Last ned og les hele sluttrapporten her: