Virksomhetsarkiktektur

Virksomhetsarkitektur dreier seg om hvordan en virksomhet er organisert, hvordan arbeidsprosesser er satt sammen og hvordan IT-løsninger utnyttes. En virksomhetsarkitektur består av prinsipper, metoder og modeller som til sammen beskriver dette i en helhet.

Begrepet arkitektur forbindes ofte med design, konstruksjon av bygninger, og andre fysiske strukturer. På samme måte handler virksomhetsarkitektur om hvordan organisasjoner er bygd opp og drives.  

Hva er virksomhetsarkitektur?

Virksomhetsarkitektur handler om strukturering av egen organisasjon. Skal du bruke et verktøy fra et verksted, er det enklere å finne det riktige verktøyet om du har systematisert verktøyene dine. Med hjelp av modeller, prinsipper og arbeidsmetoder gir virksomhetsarkitektur organisasjoner en helhetlig oversikt over hvordan organisasjoner er bygd opp, og identifiserer hvilke endringer man må gjennomføre for nå egne mål. 

I tillegg til å beskrive hvordan en spesifikk virksomhet er organisert, viser oversikten hvordan organisasjonen styres, ledende strategier, hvilke tjenester den tilbyr, interne og eksterne arbeidsprosesser, hvordan organisasjonen behandler data, IKT-systemer og teknologi. Samtidig skal oversikten inneholde beskrivelser av metodikkene organisasjonen skal bruke til å identifisere nødvendige endringer og hvordan disse endringer vil påvirke organisasjonen. 

Det er vanlig å dele inn virksomhetsarkitektur i fire områder: 

Når organisasjonen har beskrevet alle arkitekturområdene vil den se samspillet og sammenhenger i egen organisasjon, og få oversikt over hvordan eventuelle endringer vil påvirke de ulike områdene i organisasjonen. Dette kommer til å bli viktig for å kunne maksimere effektene av kommunale og nasjonale fellesløsninger.

Virksomhetsarkitektur som strategisk virkemiddel:

Virksomhetsarkitektur blir sett på som en viktig forutsetning for videre utvikling av digitale tjenester. En godt utviklet virksomhetsarkitektur vil gi organisasjoner et veiledende styringsverktøy som vil hjelpe beslutningstagere i vanskelige beslutningsprosesser. Ved å ha oversikt over hvordan endringer påvirker systemer, prosesser og organisasjonen som helhet, blir det lettere å ha oversikt over hvilke tiltak og investeringer som vil ha størst effekt. 

Gjennom å dokumentere og lære av egne erfaringer, vil organisasjonen unngå å gjenta feil, jobbe mer effektivt og få bedre resultater av endringene den gjennomfører. Virksomhetsarkitektur er derfor sterkt knyttet til endringsledelse.  

Offentlig sektor må tilpasse seg morgendagens utfordringer. Dette har de fleste kommuner opptatt av, og den generelle endringsviljen er stor. Likevel så blir det pekt på som et problem at gevinstene fra dagens endringsarbeid ofte oppstår mer tilfeldig, enn som et resultat av strategisk arbeid. Derfor er det viktig at organisasjoner både kartlegger og beskriver hvordan de jobber i dag, hvordan de ønsker at ting skal være, og identifiserer nøkkelen for å nå målet til organisasjonen. Dette bidrar virksomhetsarkitektur til. 

En veldefinert arkitektur er derfor et viktig redskap når man skal introdusere og etablere nye applikasjoner, programmer og systemer, for å få dette til å passe inn i bedriftens eksisterende prosesser og IT-systemer. God praksis innenfor dette området vil også hjelpe til med innovasjon og endring, ettersom man får en større  forutsigbarhet og bedre oversikt over egen organisasjon.  

Hvorfor er dette viktig for norske kommuner?

Når en organisasjon vokser seg større, møter den nye utfordringer relatert til kompleksitet og endringsevne i virksomheten. Komplekse nettverk med eksisterende applikasjoner og grensesnitt gjør det vanskeligere å gjennomføre nødvendige endringer. Virksomhetsarkitektur kan hjelpe kommunene med akkurat dette, samtidig som den kan redusere avstanden mellom visjoner, krav og faktiske resultater.  

I kommunal sektor peker mange på at det ligger et stort potensial både når det kommer til ressursbruk, og i hvordan resultatene fra endringsarbeid blir implementert som en del av den daglige driften. Derfor bør virksomhetsarkitektur være en viktig del av utviklingen av fremtidens norske kommuner. 

Prosjekter innenfor virksomhetsarkitektur

Det er allerede igangsatt flere gode initiativ i Rogaland. Sandnes, Randaberg, Hå, Karmøy Time, og Gjesdal kommune har gått sammen om prosjektet Minuttjakten, som bruker en portal hvor man kan sende inn ulike forslag til prosesser man ønsker å få prosesskartlagt. Samtidig jobbes det med å utvikle et rammeverk for et eventuelt pilotprosjekt for å skape en digital grunnmur.