Spennende arbeid med Copilot i faggruppen
Faggruppen for data, innsikt og KI, jobber med testing og innføring, og har gjort seg flere erfaringer.
Arbeidet med Copilot 365-prosjektet i faggruppen for data, innsikt og KI i Digi Rogaland er fortsatt i en tidlig fase. Flere kommuner er på ulike stadier, fra å utvikle rammeverk, rydde i tilgangsstyring eller fokusere på kursing før implementering, til å ha startet med å teste Copilot 365.
– Underveis deler vi verdifulle erfaringer aktivt, og lager maler og retningslinjer som kan gjenbrukes av andre i ettertid, forteller fagruppeleder Mads Erik Carlsen.
Erfaringer så langt
Flere kommuner har kommet godt i gang med testingen og kan allerede rapportere om positive resultater og betydelige besparelser. Eksempler inkluderer automatisering av tidkrevende oppgaver som referatskriving, noe som har frigjort flere arbeidstimer til andre oppgaver. I et annet tilfelle har Copilot 365 gjort det enklere å finne viktig og relevant informasjon, noe som bidro til å unngå en betydelig ekstrakostnad i en anbudsprosess. Her ble eldre kravspesifikasjoner funnet gjennom Copilot 365, noe som potensielt har spart en kommune for flere millioner kroner.
Samtidig har enkelte kommuner støtt på utfordringer med å verifisere informasjon generert av Copilot 365. Dette har ført til at en enkeltkommune har valgt å ta et steg tilbake for å fokusere på å rydde i egne data og tilgangsstyring igjen før de ev. gjenopptar testingen senere.
Kursene vi har hatt tilgang til har vært verdifulle og gitt testpersoner nødvendig kompetanse og trygghet i bruk av Copilot 365. Denne opplæringen, sammen med erfaringsdeling innad i gruppen, har styrket kunnskapen på tvers av deltakerne og lagt et solid grunnlag for den videre testingen.
Praktisk tilnærming til DPIA
De fleste kommunene har valgt å utsette gjennomføringen av DPIA til testfasen er ferdig. Det er flere som argumenterer for å oppdatere ev. eksisterende DPIA for Microsoft 365, da Copilot 365 kan anses som et tillegg til denne løsningen. Når testfasen er fullført, planlegger flere kommuner å utarbeide eller oppdatere DPIA spesifikt for de kommunalområdene som tar løsningen i bruk.
Implementeringsprosess
- Forberedelser: Ha på plass nødvendige rammeverk, gjennomfør ROS-analyse og sørg for oppdatert tilgangsstyring før testing. (KI retningslinjer og mal for ROS-analyse tilknyttet Copilot 365 deles på SharePoint-en til faggruppen.)
- Kurs og opplæring: Gi testpersoner den nødvendige kompetansen, med mulighet for påfyll underveis i testperioden. (Informasjon om kurs/påmelding er delt over Teams innad i faggruppen.)
- Testing og erfaringsdeling: Arranger samlinger og workshops for å dele innsikt og identifisere forbedringsområder underveis i testingen.
Maler og dokumentasjon som er utviklet gjennom prosjektet blir fortløpende tilgjengeliggjort på faggruppens SharePoint.
Dersom du ønsker å bidra i det videre arbeidet eller få tilgang til dokumentasjonen som er laget så langt, er du velkommen til å ta kontakt!
Kontaktinformasjon
Mads Erik Carlsen
faggruppeleder
+47 405 45 332
maca@sokndal.kommune.no
