Nå samles kommunene om felles gevinster og måler brukervennlighet i EPJ-prosjektet

Ressurspersoner fra 16 av de 19 samarbeidskommunene var til stede for å starte arbeidet med å identifisere, måle og realisere gevinster med konkrete resultater og tall. For EPJ-prosjektet er gevinstarbeidet allerede godt i gang, med valg av felles gevinster for hele Rogaland og en ny verktøykasse for å synliggjøre resultater.

– Vi har ledere som heier på dette. I dag skal vi jobbe med gevinster av et nytt og mer brukervennlig pasientsystem. Det er å ta tak i mulighetene det store samarbeidet gir oss, sier Kristine Skjøthaug, avdelingsleder for e-helse og velferdsteknologi i Stavanger kommune og den som leder EPJ-anskaffelsen. 

– Så lenge vi står sammen om jobben, er det store muligheter for å hente ut gevinster og gjenbruke metodene i kommunene. Det blir spennende å følge utviklingen i EPJ-prosjektet, og jeg håper dere ser at styrken ligger i samarbeid, sa Rune Hauge, direktør i Digi Rogaland, i sin innledning til samlingen i Folkets hus i Stavanger.

Hauge fremhevet at kompetanseheving og gevinster er viktige innsatsområder i Digi Rogaland sine prosjekter.

Hva slags gevinster?

– Jeg tenker vi har alle forutsetninger for å lykkes med gevinstarbeidet. Vi har en god metodikk og skal gjøre det systematiske arbeidet som ellers lett blir nedprioritert. Nå er vi i forkant, og vi skal gripe muligheten, sa Kristine Skjøthaug som leder EPJ-anskaffelsen.

Marianne Lande-Sudall, konsulent fra KPMG og tidligere involvert i gevinstarbeidet for Digi Barnevern, forklarte hva gevinstarbeid innebærer. Gevinster er de positive virkningene som følger av et prosjekt – og de er viktige for å forsvare investeringene.

Under gruppearbeidet ble 16 gevinster lagt på bordet. Til slutt ble fem felles gevinster stemt fram som felles målepunkter for alle kommunene i EPJ-prosjektet:

• Spart tid brukt på dokumentasjon per ansatt
• Spart tid på saksbehandling
• Redusert antall avvik på grunn av feil eller mangler i journalinformasjon
• Spart tid på tilgangsstyring
• Spart tid på registrering av legemidler på nye pasienter

Brukervennlighet og SUS-undersøkelsen av dagens journalløsninger  

Kristine Skjøthaug legger vekt på at brukervennlighet i et nytt system nå er et hovedkrav.

– Det som skiller oss fra tidligere prosjekter, er vekten vi legger på at det nye systemet skal være brukervennlig. Vi kan være takknemlige for at andre har gått foran oss, slik at vi kan lære av deres feil, sa Skjøthaug.

Hun viste til Helseplattformen som et eksempel der brukervennligheten ikke var tilstrekkelig ivaretatt.

– Vi har alltid tilpasset oss systemene. Nå har vi en mulighet til å sette brukervennlighet i sentrum, sa hun.

I løpet av sommeren ble det gjennomført en brukervennlighetsundersøkelse av dagens tre systemer. Ved hjelp av System Usability Scale (SUS) har man fått et solid tallgrunnlag fra alle kommunene. Resultatene skal publiseres på Digi Rogaland sine nettsider. Med dette som utgangspunkt skal tilsvarende måling gjennomføres på det nye systemet.

Flere verktøy for EPJ-prosjektet

Det er også gjort et grundig arbeid med brukerreiser i flere kommuner. Stavanger har tegnet ut sine prosesser, noe som gir prosjektet verdifull innsikt i tjenesteforløp, arbeidsprosesser og samhandling. Mange ansatte ble involvert, og flere kommuner forteller at dette har skapt positiv energi.

– Det er viktig å involvere, inkludere og informere. De som deltar i dette arbeidet tar erfaringene tilbake til sine organisasjoner, sa prosjektleder Ingeborg Dirdal. Hun intervjuet Hege Kinn fra Haugesund og Sonja Haslerud fra Sandnes om deres erfaringer med tilsvarende arbeid.

Christine Sandvold fra Digi Rogaland presenterte også Digitalt prosjektrom, et egenutviklet prosjektverktøy som skal brukes fra starten av i EPJ-prosjektet. Verktøyet gjør det mulig å følge progresjonen i hver enkelt kommune, samtidig som det setter tall på gevinstarbeidet og viser hvor mye man sparer ved å jobbe sammen.