Kartlegger dagens arbeidsprosesser før ny EPJ

Sammen med Digi Rogaland har EPJ-prosjektet i Stavanger flere masterstudenter fra UiS i praksis. Karoline Johansen og Thejes Thankam Thomas bidrar med å kartlegge arbeidsprosessene i virksomhetene i kommunen, som skal brukes til å sammenligne med nye resultater når en ny EPJ er på plass med nullpunktsmålinger. 

Brukervennlighet er et nøkkelord for den nye journalløsningen (EPJ) og nylig publiserte Digi Rogaland resultatene av brukervennlighetsundersøkelsen av alle de tre systemene som skal byttes ut, med svar fra ansatte fra hele fylket. 

Tidligere i høst valgte alle kommunene i EPJ-prosjektet ut fem felles gevinster som alle skal måle på gevinstdagen, og det er disse Dirdal og studentene kartlegger og måler i sin kommune.

 

Håper på store gevinster med nye journalløsning

– For å finne ut hvor bra den nye løsningen blir, må vi sammenligne med CosDoc, som er dagens system. Vi skal se om brukervennligheten oppleves bedre, om vi kommer til å jobbe smartere, om prosessene vi må gjennomføre vil gå fortere. Det er spennende arbeid, og viktig å få gjort nå, i god tid før implementering av nytt system. Hvis ikke vi lager denne historien nå, har vi ingen suksesshistorie å fortelle etter at ny løsning er tatt i bruk, forteller prosjektleder Ingeborg Dirdal.  

I dag brukes det omtrent 93 døgn i året på å skrive avvik på fall i Stavanger, men hvor mange timer vil det bli med det nye systemet, er spørsmål dette arbeidet vil finne svar på.

– Når alle kommunene har fått ny løsning og gjentar målingene, vil de gi en felles historie, som viser endring i hele Rogaland forteller Dirdal. 

Får god hjelp fra masterstudentene 

Studentene tar for tiden pulsen på CosDoc systemet i Stavanger. De har vært med på mye, workshop ute i virksomhetene, følging av prosess for arbeidslister, og bidratt inn i å lage informasjon og måleskjema som skal ut i virksomhetene nå snart. Det har også vært interessant å få med seg om hvordan kommunen jobber med prosjektet.  

– Vi har fått mye innsikt i hvordan ting henger sammen, forteller Karoline Johnsen.

Medarbeidere i sykehjem, hjemmetjeneste, helse-velferdskontor og stab har bidratt i arbeidet. Noe av hjelpen har gått på å klarlegge prosedyrer og prosesser, men konkrete målinger er også i gang.  

– Vi har blitt møtte med åpne armer, og alle er skikkelig gira på å hjelpe oss, sier Karoline Johansen, - det har vært skikkelig gøy!  

Hun er masterstudent på Digitale samfunn ved UiS. Fra tidligere har hun blant annet kommunikasjonsstudier; god kunnskap som har vært nyttig i arbeidet i kommunen.

Hva måles i nullpunktsmålingene?  

–  Vi skal måle tid brukt til dokumentasjon av avvik i forbindelse med fall, tid brukt på dokumentasjon på NEWS-målinger, hvor lang tid det tar å skrive et vedtak på korttidsinstitusjon, tilgangsstyring og vaktlister i CosDoc, samt tiden det tar å registrere legemidler på en ny pasient. Dette er oppgaver som alle har vært borti, når de jobber i en elektronisk pasientjournal, sier Thejes Thankam Thomas, som er masterstudent i endringsledelse.

Til vanlig jobber hun som sykepleier i Sandnes, og har vært en uvurderlig ressurs å ha med i arbeidet forteller prosjektleder Dirdal.

–  I tillegg er vi godt i gang med å kartlegge og måle tiden det tar fra en trygghetsalarm bestilles, til den er tatt i bruk av tjenestemottakeren, legger Ingeborg til.  

–  Vi setter enormt pris på hjelpen vi får fra alle de flotte folkene ute i virksomhetene. Akkurat nå skjer det endel med SUS-flytting, det gjør at vi tar det litt forsiktig nå, og kommer sterkere tilbake når alt er i normalt gjenge, forteller Ingeborg.  

Brukervennlighetsundersøkelsen publisert

I sommer ble det gjort målinger av brukervennlighet i dagens tre EPJ-løsninger i hele Rogaland. Metoden som ble brukt heter System Usability Scale, en metodikk som gir en score på brukervennligheten.

Undersøkelsen er del av gevinstarbeidet. For å kunne se hvor mye bedre framtidens journalløsning blir, er vi nødt til å kartlegge dagens løsninger i forskjellige nullpunktsmåliner. Undersøkelsen gjentas etter implementering av ny EPJ, og da vil vi kunne se gevinster etter endringen. Her kan du studere undersøkelsen i full Power BI versjon.