Digi Rogaland og Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKA) styrker samarbeidet
Intensjonsavtalen kan sikre kommunene gode, kostnadseffektive og standardiserte løsninger for innsyn og historiske data ved overgang til nye fagsystemer.
– Vi er veldig fornøyde med at vi nå styrker samarbeidet og tror det vil bety mye for kommunene, sier Rune Hauge, direktør i Digi Rogaland.
– Intensjonsavtalen harmonerer godt med IKA sitt samfunnsoppdrag, som blant annet handler om å gi eierne solid arkivfaglig rådgivning, sier daglig leder ved IKA, Maria Jul.
Styrker det gode samarbeidet
Digi Rogaland har tidligere samarbeidet med IKA rundt innsynsløsning i forbindelse med nytt fagsystem i barnevernet. Nå blir det gode samarbeidet videreført og formalisert gjennom en intensjonsavtale for innsynsløsninger og arkiv for EPJ og andre fremtidige fagsystemanskaffelser.
– Vi har gode erfaringer med at slikt regionalt samarbeid rundt felles innsynsløsninger reduserer samlet ressursbruk både hos IKA og i den enkelte kommune, sier Hauge.
Avtalen skal bidra til økt gevinstrealisering, mindre dobbeltarbeid og mer forutsigbare overgangsprosesser ved innføring av nye fagsystemer forteller Hauge videre. For IKA er det viktig å kunne bidra med arkivfaglige råd når eierne skal anskaffe nye systemer og komme tidlig i gang med å utvikle løsninger for innsyn i avsluttede fagsystemer mener Jul.
– Avtalen er et godt eksempel på et samarbeid som bidrar til å gjøre arkivdepotet relevant i et stadig mer digitalt samfunn. Slik legger vi grunnlaget for god og trygg arkivbevaring i framtiden, sier Jul.
Innsynsløsninger for EPJ-systemene
I god til før det nye pasientjournalsystemet (EPJ) skal ut i kommunene, har IKA på plass løsninger for de tre systemene som skal fases ut, CosDoc, Profil og Gerica.
IKA legger til rette for å tilby kommunene tilgang til historiske data uten behov for migrering til nytt EPJ-system. Dette gir kommunene mulighet til rask avvikling av gamle systemer, reduserte lisenskostnader og lavere risiko knyttet til personvern og informasjonssikkerhet.
Denne tjenesten som IKA tilbyr knyttet til innlevert deponet e-arkiv bygger på teknologi utviklet av Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) i samarbeid med IKA Rogaland og andre kommunale arkivinstitusjoner i Norge. Den kalles for KDRS Søk & Vis (https://sv.kdrs.no/), opplyser Jul om.
Fakta om IKA:
Interkommunalt Arkiv Rogaland (IKA) er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene i Rogaland, med unntak av Stavanger, og fungerer som arkivdepot for avsluttede kommunale arkiver - både papirbaserte og digitale.
Tidlig involvering av IKA muliggjør etablering av innsynsløsninger som ivaretar lovpålagte krav til tilgang og tilgjengelighet av data fra systemer som fases ut, uten behov for migrering av historiske data til nye fagsystemer.
Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA (KDRS) er eid av kommunale og interkommunale arkivinstitusjoner fra hele landet. KDRS tilbyr tjenester og kompetanse til sine eiere og er sentrale i å utvikle teknologi til langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av digitale arkiv innenfor primært kommunal og fylkeskommunal sektor. KDRS ble stiftet i mai 2010, har 14 medlemmer som tilsammen dekker totalt 60% av landets kommuner.